Felul în care comunici este foarte important și arată ce fel de persoană ești. Scrierea unui e-mail nu este atât de simplă pe cât ai putea crede. Cei mai mulți oameni au anumite așteptări de la mesajele pe care le primesc de la corespondenții lor. Utilizarea corectă a e-mail-ului are propriile reguli pe care trebuie să le respecți.

Sfaturi care te vor ajuta să scrii un e-mail bun:

1. Asigură-te că email-ul este cea mai bună modalitate de comunicare în problema respectivă. Uneori poate fi mai simplu să ai un dialog cu persoana căreia dorești să te adresezi.

2. Utilizează o adresă care să includă numele tău, nu porecle sau diminutive. Vei avea astfel o șansă mai bună să eviți filtrul Spam sau ignorarea mesajului tău de către destinatar.

3. Nu trimite niciodată un e-mail fără subiect. Utilizează un titlu care să rezume ceea ce dorești să transmiți. Acest aspect este foarte important, întrucât va transmite  destinatarului natura problemei pe care vrei să o abordezi, chiar înainte ca acesta să deschidă mesajul. Atfel, vei arăta respect pentru timpul destinatarului.

4. Cui îi scrii? Trebuie să folosești numele destinatarului la începutul textului, pentru a dovedi respect față de destinatar. O formulă politicoasă care se folosește este ,,Stimat/ă Domn/Doamnă …(numele de familie)…”. Asigură-te că scrii numele corect. Dacă e-mailul pe care îl scrii se adresează unui coleg, se admit formulele colocviale și poți să începi mesajul cu ,,Dragă …”. Nu uita să folosești virgula după formula de adresare.

5. Precizează concis care este motivul pentru care trimiți e-mailul. Treci rapid la subiect și oferă numai informațiile strict necesare.

6. Fii amabil! Amintește-ți că te adresezi unei persoane, nu unui calculator și nici măcar unei organizații, unei entități abstracte. Dacă soliciți o favoare, nu uita să mulțumești la sfârșit.

7. Respectă regulile de ortografie! Dacă nu ești sigur, scrie mesajul într-un document Word, utilizează un program de autocorecție și copiază textul în mail.

8. Folosește propoziții sau fraze cît mai simple.

9. Dacă ai de rezolvat o problemă, încearcă să sugerezi o soluție pentru aceasta.

10. Folosește o formulă de încheiere adecvată relației pe care o ai cu destinatarul mesajului. De exemplu, “Cu stimă/Cu deosebită considerație …”Nu uita să semnezi cu numele întreg (de regulă, prenumele urmat de numele de familie).

11. Trimite documente în atașament, dacă este necesar.

12. Recitește mesajul înainte să-l trimiți.

13. Lasă un timp suficient pentru răspuns. Destinatarul mesajului tău are și altceva de făcut. După ce ai primit răspunsul, trimite, la rândul tău un mesaj. Uneori un simplu “Mulțumesc” este de ajuns, dar alteori este necesar un răspuns mai extins.